La RPA ne se résume pas à un nouvel outil déployé par le département informatique pour répondre à des problématiques d’efficacité et d’optimisation de processus. Elle affecte en profondeur la façon dont les équipes travaillent au quotidien. Pourtant, la décision d’automatiser certains processus est souvent effectuée de manière verticale, sans concerter le personnel concerné. Ce manque de transparence et de communication au sein d’une entreprise engendre de fait incertitude et crainte d’une « pression sélective » des robots. Fédérer ses équipes autour de son projet RPA passe donc nécessairement par une démarche inclusive. Cela devra s'accompagner d'une culture d’entreprise tournée vers l’adaptation au changement.
Sensibiliser et inclure ses équipes au projet RPA
Un projet RPA peut sembler complexe et opaque de prime abord pour un public non initié. Afin de le rendre accessible et compréhensible à ses équipes, il est possible d'avoir recours à des démonstrations de cas pratiques. Les ateliers de découverte visent notamment à mettre en avant les bénéfices concrets envisageables pour chaque employé sur des tâches réalisées quotidiennement. Sans forcément rentrer dans des détails techniques ou des diagrammes complexes, ils peuvent permettre de partager la vision cible d’une transformation et surtout ses bénéfices organisationnels. Cela permettra à vos équipes de concevoir la RPA comme un outil à part entière et non comme un modèle concurrent.
Les spécialistes dans leur domaine sont les mieux placés pour déterminer les opportunités d’automatisation. Grâce à leur expertise, ils connaissent les goulots d’étranglement, les tâches chronophages ou sujettes à l’erreur. C'est la raison pour laquelle ils doivent être associés au processus décisionnel. Des ateliers d’idéation peuvent par exemple permettre de circonscrire les tâches candidates à l'automatisation. De la sorte, ils affineront leur connaissance de la technologie, de la nature du projet et s’y sentiront pleinement intégrés.
Préparer la réorganisation des activités et la montée en compétences
Le principe même d’un projet RPA est de libérer le temps et le potentiel de ses employés grâce aux robots. L’automatisation de tâches répétitives et volumineuses inclut forcément une réorganisation des activités. Après avoir adopté une première approche pédagogique de sensibilisation survient une question simple : comment les réorganiser ? Ajoutons à cela que d’autres activités viendront s’ajouter. Par exemple, certaines équipes devront être redéployées vers la surveillance, l’entretien et la mise à jour des robots, comme pour tout autre logiciel.
Pour faire face à ces futures évolutions, cette recomposition requiert d’accompagner son projet RPA d’une formation de ses employés à des compétences spécifiques. La configuration des logiciels, le codage, les capacités managériales, l’écoute et la communication devront être privilégiées. En bref, une combinaison de savoir-faire techniques et de leadership permettra de fédérer vos équipes et d’aborder sereinement le projet d’automatisation.
Instaurer pas à pas une culture de l'automatisation
Un bon moyen de commencer son automatisation est de responsabiliser une de ses équipes en la laissant concevoir un robot pour optimiser une partie d’un processus. La phase préalable de sensibilisation et de montée en compétences servira ici de guide à la prise de décision. En effet, vos employés seront déjà convaincus de l’efficacité des solutions d’automatisation proposées. Ainsi, ils pourront directement tester la technologie utilisée et proposer des axes d’amélioration.
S’il faut bien garder un élément à l’esprit, c’est que le processus d’automatisation ne se fait pas d’un seul coup. Il comprend des succès rapides mais nécessite aussi souvent des ajustements et de multiples révisions. Diffuser une culture de l'automatisation afin de fédérer ses équipes équipes passe par la valorisation de ces réussites. Elles engageront vos employés et encourageront le soutien et la participation aux projets futurs.
Conclusion
Finalement, réussir son projet RPA, c’est être capable d’adopter une approche technique qui inclut l’ensemble de ses équipes. Seule cette alliance pourra dépasser la résistance au changement. Pour cela, il est fondamental de se rappeler que le robot est un assistant digital destiné à décharger l’humain pour créer des synergies à l’origine d’une efficacité opérationnelle démultipliée. Les étapes que nous avons mentionnées vous permettront de mener votre projet sereinement en faisant de vos employés de véritables acteurs de la transformation digitale de votre entreprise.
A propos de StoryShaper :
StoryShaper est une start-up innovante qui accompagne ses clients dans la définition de leur stratégie digitale et le développement de solutions d’automatisation sur-mesure.
Sources : StoryShaper, UiPath, Bizagi
