Dans notre article Approche stratégique de la RPA en 7 principes clés, nous avons présenté les principes fondamentaux permettant de garantir le succès de votre projet d'automatisation. Dans cet article, nous allons détailler le principe #2 : diffuser la logique d'automatisation dans la culture d'entreprise, et ne pas la limiter au département IT.

Gouvernance des projets de RPA : 4 approches génériques

Les études réalisées sur la gouvernance des projets d'automatisation au sens large, et de RPA plus spécifiquement, montrent que les entreprises adoptent généralement l'un des 4 schémas de gouvernance suivants :

1. Approche tactique : les projets sont initiés de façon opportuniste au sein de différentes unités ou départements ; il n'y a pas de vision globale ni de cohérence dans la sélection des outils et des processus, ni dans leur automatisation ;
2. Approche IT : les projets de robotisation sont initiés et gérés par le département informatique ; l'adoption par le métier est limitée, et les processus concernés sont généralement des processus d'arrière-plan ou d'exploitation ;
3. Approche stratégique : les projets découlent d'une vision stratégique dans laquelle l'automatisation occupe une place importante ; les projets de robotisation coexistent généralement avec d'autres projets d'optimisation opérationnelle, comme le process mining ou le BPM (business process management) ;
4. Approche CoE : l'entreprise a mis en place un centre d'excellence (CoE : Center of Excellence) ; le CoE fournit les lignes directrices et les modèles pour l'évaluation, la conception, le développement et le déploiement de robots, ainsi que pour la gestion du pipeline de demandes.

Dans la plupart des entreprises matures en termes d'automatisation, les deux principales approches observées sont l'approche stratégique et l'approche Coe :

La diffusion de la culture d'automatisation permet l'identification des meilleures opportunités

Les approches tactique ou IT ont en commun deux principaux défauts :

• les initiatives manquent de cohérence, ce qui se traduit par une expérience utilisateur dégradée et des surcoûts opérationnels ;
• l'adhésion des utilisateurs reste souvent limitée / il est impossible de passer les projets de RPA à l'échelle.

En pratique, nous constatons que les entreprises qui ne disposent pas d'une vision stratégique clairement définie et partagée quant à leurs stratégie d'automatisation atteignent un plafond de verre dans leur efficacité opérationnelle. Il nous semble quasiment impossible de réussir à transposer à l'échelle de l'entreprise des initiatives locales sans le soutien actif de sponsors au niveau de la Direction générale. En revanche, il est à noter que de nombreux clients ont débuté leurs projets localement ou via l'IT, et ont ensuite fait évoluer leur mode de gouvernance avec la croissance de leurs ambitions de transformation digitale.

Afin d'accompagner la diffusion de la logique d'automatisation au sein de la culture d'entreprise, il est possible d'avoir recours à des outils de collecte et de qualification des idées d'automatisation, comme la plateforme Automation hub de notre partenaire UiPath. Ces outils permettent de capter de façon participative les suggestions des opérationnels et d'aller au bout de l'étude d'opportunité, en collectant les principaux indicateurs nécessaires en termes de volumétrie et de coûts.

A propos de StoryShaper :

StoryShaper est une start-up innovante qui accompagne ses clients dans la définition de leur stratégie digitale et le développement de solutions d’automatisation sur-mesure.

Sources : StoryShaper, Leslie P. Willcocks, Knowledge capital partners