Tous les services d'une organisation ont affaire à une multitude de contrats : les ressources humaines lors de l'embauche de nouveaux employés, les achats lors de l'intégration de nouveaux fournisseurs, le marketing lors de la collaboration avec une nouvelle agence de création. Chacun d’entre nous y est constamment confronté dans sa vie processionnelle. La liste est longue et il n'est pas rare que chacun de ces contrats fassent l'objet de plusieurs allers-retours entre les réviseurs avant d'obtenir la signature finale.  

Sans système derrière ce processus, il est difficile pour une personne de savoir qui est en train de réviser le contrat et à quelle étape du processus il se trouve, ce qui rend impossible la poursuite ou l'estimation des délais. Cette situation a évidemment un impact sur l'expérience des employés et des clients, ainsi que sur le chiffre d'affaires, car elle empêche souvent l'entreprise de poursuivre ses activités tant que le contact n'a pas été établi. Alors, que faire ? Nous explorons dans cet article les opportunités offertes par l'automatisation des contrats.

Qu'est-ce que l'automatisation des contrats ? 

L'automatisation des contrats désigne le processus de numérisation du cycle de vie des contrats. La génération, la gestion et le stockage des contrats peuvent tous être automatisés pour un processus plus rationnel, avec moins de retards et d'erreurs, ce qui se traduit par une signature plus rapide.

Les avantages de l'automatisation des contrats 

• Une approbation plus rapide 

Envoyer par courrier électronique de nombreuses versions d'un contrat à différentes parties prenantes pour approbation et attendre qu'elles répondent à chacune d'entre elles peut entraîner de longs retards. De plus, il s’agit d’un processus très fastidieux. L'automatisation de la gestion des contrats augmente l'efficacité globale du processus en permettant à toutes les parties de réviser et de modifier en un seul endroit et en envoyant des rappels à ceux qui doivent agir. Cela permet non seulement à vos employés de consacrer plus de temps à d'autres tâches, mais aussi de fournir plus rapidement les services prévus par le contrat, ce qui accroît l'efficacité opérationnelle. Par exemple, le géant de l'habillement sportif Adidas a réduit de 87,5 % son cycle d'approbation des contrats d'actifs sportifs, qui est passé de 1 à 2 mois à une semaine seulement. 

• Moins d'erreurs 

Le grand nombre de tâches administratives qu'implique la gestion manuelle des contrats est souvent source d'erreurs. De plus, l'envoi de contrats à de multiples réviseurs peut entraîner une perte de contrôle des versions et des révisions manquées. L'automatisation permet ainsi d'atténuer les erreurs en réduisant la saisie humaine et la duplication des données. Et lorsque toutes les parties peuvent accéder à un contrat et y travailler en un seul endroit, tout le monde travaille sur la version la plus récente. 

• Une sécurité renforcée

Les contrats contiennent souvent des informations sensibles et doivent donc être partagés en toute sécurité pour éviter que ces informations ne tombent entre de mauvaises mains. Le stockage des contrats dans un référentiel central vous permet de mettre en place des mesures de protection telles que des mots de passe et des droits d'accès afin d'atténuer les risques liés aux menaces de sécurité.  

• Une meilleure visibilité 

Avec des contrats en place dans toute l'organisation, il peut être difficile de garder un œil sur ce que vous payez et de savoir si cela apporte une réelle valeur ajoutée à votre entreprise. L'accès aux contrats après leur signature vous permet de vérifier si les conditions convenues dans le contrat sont respectées et si elles répondent toujours aux besoins de l'organisation. Le stockage des contrats dans un référentiel contractuel permet également d'avoir une vue d'ensemble de tous les accords en place et peut signaler le moment où un contrat doit être renouvelé afin que vous puissiez adopter une approche plus proactive de la renégociation ou de la résiliation. 

Une amélioration de l'expérience des employés et des clients

Lorsqu'ils n'ont plus à passer des heures à éplucher manuellement les contrats, vos employés peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et plus gratifiantes, ce qui accroît leur niveau de satisfaction au travail. Ce changement d'orientation leur permet d'apporter des améliorations qui profiteront à vos clients.

A propos de StoryShaper : 

StoryShaper est une start-up innovante qui accompagne ses clients dans la définition de leur stratégie digitale et le développement de solutions d’automatisation sur-mesure.

Sources : StoryShaper, Bizagi