La finance et la comptabilité sont des fonctions communes à toutes les entreprises. Nous devons tous équilibrer les comptes et produire des rapports. Nous sommes tous confrontés à des défis en matière de conformité réglementaire et fiscale. C'est pourquoi le service financier est généralement l'une des premières cibles d'un programme d'automatisation.

L'automatisation peut en effet aider les entreprises à créer la source unique de traitement de l’information qui est essentielle pour réussir dans l'économie de l'innovation d'aujourd'hui. Notre partenaire technologique UiPath développe une plateforme qui aide les entreprises à exploiter des ensembles de données de plus en plus volumineux. L’automatisation permet alors d’aller au-delà de l'analyse des tendances passées pour mieux anticiper les tendances émergentes.

Des défis d’automatisation multiples dans les domaines financier et comptable

• Des volumes de données croissants

Dans des domaines tels que le traitement des factures, le volume de documents peut atteindre des millions. Et tous ces documents n'ont pas le même format. L'extraction des informations nécessaires, leur rapprochement avec d'autres sources et leur consolidation en vue d'une analyse pertinente peut s'avérer un processus laborieux.

• Un mélange de systèmes existants

Un grand nombre de technologies différentes sont souvent déployées pour faire fonctionner un département financier. Et tous ces systèmes n'ont pas été conçus pour fonctionner ensemble. Il faut donc extraire des informations de plusieurs systèmes et alimenter les données d'un système à partir d'un autre pour générer des rapports.

• L'urgence d'en faire plus sans en rajouter

Voici ce que de nombreux entrepreneurs déclarent :

"Nous voulons accélérer la clôture du mois. Nous voulons faire évoluer nos opérations et nous adapter à la croissance de nos revenus. Nous voulons également limiter les coûts et simplifier les rapports destinés aux autorités fiscales et aux organismes de réglementation."

Mais il n'est pas toujours possible d'augmenter les effectifs pour faire face à une charge de travail croissante. Personne ne dispose d'un budget illimité. Il faut donc en faire plus sans en rajouter.

L'innovation comme boussole

Voici les types de tâches que les robots sont amenés à effectuer :

• Rapprocher les salaires pour plusieurs pays et rubriques
• Générer des rapports pour une équipe de contrôle
• Appliquer les encaissements aux factures émises
• L'enregistrement des charges à payer
• Collecte de données pour les transactions inter-sociétés
• Prévision des recettes quotidiennes par contrat
• Traitement des factures 
• Générer des informations sur les performances et les tendances de l'entreprise

Quels enseignements tirer de ce virage de l’automatisation dans les fonctions finance et comptabilité ?

D’abord, il n'existe pas de processus d'entreprise "générique". Tout se déroule dans un contexte spécifique à l'industrie. Rencontrer des professionnels partageant les mêmes idées et confrontés à des défis similaires est un excellent moyen d'explorer le potentiel de l'automatisation.

• Ne vous contentez pas de parler de ce qui est possible

C'est peut-être un cliché, mais c'est vrai : voir, c'est croire. Voir de près comment les automatismes du monde réel résolvent des problèmes concrets est la meilleure source d'inspiration pour votre propre voyage dans l'automatisation.

• De nouvelles capacités créent de nouvelles possibilités

Les nouvelles capacités en matière de compréhension des documents, d'IA, d'exploration des tâches et d'exploration des processus peuvent changer radicalement la façon dont nos clients exercent leurs activités. L'enthousiasme de nos clients à l'idée de voir ces outils à l'œuvre est une validation convaincante de notre vision. 

Quels conseils aux équipes finance et comptabilité qui se lancent dans l'automatisation ?

Vous n'avez pas à choisir entre une approche ascendante, descendante ou citoyenne de l'automatisation. Optez pour toutes ces approches. N'attendez pas le processus parfait. L'automatisation robotisée des processus (RPA) est suffisamment souple pour évoluer en même temps que vous. Fixez des objectifs, définissez votre stratégie et automatisez. Une approche systématique peut vous aider à obtenir l'adhésion des principales parties prenantes et à maximiser l'impact de l'automatisation.

A propos de StoryShaper : 

StoryShaper est une start-up innovante qui accompagne ses clients dans la définition de leur stratégie digitale et le développement de solutions d’automatisation sur-mesure.

Sources : StoryShaper, UiPath