L'évolution des attentes des clients, l'intensification de la concurrence et les mutations du marché poussent sans cesse les entreprises à se réinventer pour concevoir des business models résilients et agiles. A travers tous les secteurs d'activité, l'accélération des transformations vers des processus métiers digitaux, automatisés et intelligents est devenue un impératif. Pour faire face à ces défis, la conception d'un plan d'optimisation des processus et des opportunités d'automatisation apparaît essentielle. A ce titre, le process mining ou exploration de processus peut jouer un rôle clé dans votre transformation digitale pour vous aider à analyser vos processus actuels et faciliter leur amélioration continue.

Les défis de l'élaboration d'une stratégie digitale

Il arrive couramment que des organisations soient freinées dans leur transformation par le biais de statu quo ou la survalorisation de techniques manuelles largement éprouvées. Néanmoins, cette dernière approche est très vite confrontée à des limitations et difficultés diverses, inhérentes à la condition humaine. En effet, elle demeure inéluctablement chronophage, subjective et donc potentiellement biaisée. De plus, cette perception ne peut englober l'ensemble des variantes de processus complexes.

Pour sortir de cette impasse, l'élaboration d'une stratégie d'automatisation cohérente et aboutie doit comprendre 4 étapes fondamentales :

• une approche factuelle pour analyser les processus objectivement à l'échelle macro (workflows organisationnels dans leur ensemble) ou micro (tâches de l'utilisateur final)
• une vision du potentiel cumulé de l'optimisation des processus et de l'automatisation
• une évaluation globale et à long-terme du retour sur investissement (ROI) au-delà de la baisse des coûts engendrée
• un suivi continu de l'impact réel et du ROI des initiatives d'implémentation via un centre d'excellence notamment

Le process mining au service de l'optimisation des processus

Le process mining joue un rôle crucial dans toutes les étapes du cycle de transformation digitale des entreprises. Il accélère la valeur temporelle de l'argent, le ROI et la mise à l'échelle. Son application se décline de la cartographie des processus réels au suivi de leur automatisation.

Dans le cadre de l'optimisation des processus, les écarts d'exécution peuvent être réduits en déclenchant automatiquement des actions basées sur les informations générées au cours de la période d'évaluation. L'exploration des processus se consacre de plus en plus à aider à agir sur la base des informations générées. Dès lors, cela conduit progressivement à son intégration avec de nombreuses solutions complémentaires telles que la RPA (Robotic Process Automation), l'automatisation des workflows et la gestion des cas. Parmi les actions qui peuvent être mises en oeuvre, on retrouve notamment :

• des alertes et des notifications via email et affichage sur le tableau de bord (violation des indicateurs clés de performance, des accords de niveau de service etc.)
• affectation de tâches aux utilisateurs concernés ou création de tickets
• déclenchement de robots et d'automatisations RPA pour exécuter certaines tâches (lorsqu'un utilisateur dépasse le délai imparti par exemple)

Les étapes du process mining

Comme nous l'avons noté précédemment, le process mining peut être guidé par des besoins spécifiques pour analyser certains processus ou bien perçu comme partie d'une stratégie globale de transformation des opérations au sein de son organisation. Afin d'exploiter son potentiel, il est dans tous les cas possible de décomposer l'exploration des processus en 5 étapes :

• comprendre l'état actuel de ses capacités d'exploration des processus et les objectifs atteignables
• analyser la rentabilité du résultat souhaité en intégrant les processus concernés
• déterminer les exigences correspondantes en matière de capacités en interne pour les atteindre
• adapter l'implémentation en fonction des spécificités de son entreprise : structure organisationnelle, décisions des actionnaires, aversion au risque, aptitude au changement etc.
• exécuter sa transformation en s'appuyant sur la stratégie définie

Conclusion

La prise de conscience et la maturité actuelle des solutions de process mining ouvrent la voie d'un marché en pleine expansion. Les entreprises ont désormais saisi les opportunités qu'elles pouvaient en tirer en les incorporant à leur stratégie de transformation digitale. Le process mining se conçoit également en lien direct avec l'automatisation. Il constitue à cet égard un atout précieux pour suivre l'évolution des initiatives, élément crucial pour assurer l'agilité et la résilience d'une organisation. Ainsi, son rôle s'est peu à peu élargi vers la conduite d'actions basées avant tout sur les faits et les résultats.

A propos de StoryShaper :

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Sources : StoryShaper, UiPath