Les organisations de tous les secteurs d'activité automatisent leurs processus pour rendre leurs opérations plus rentables, plus flexibles et plus productives. Mais certaines y arrivent mieux que d’autres. Chez StoryShaper, nous sommes convaincus qu'il ne faut jamais automatiser un mauvais processus sans expertise préalable.

De même, il est illusoire de définir un processus puis de l’automatiser. Le processus réel qui se déroule dans votre organisation peut être différent de ce qu'il est censé être, et l'automatisation d'une version de ce processus qui ne correspond pas à la réalité entraînera des imprévus ou se heurtera à la résistance des personnes concernées. En travaillant avec les bons experts et en analysant vos données existantes, vous pouvez optimiser le processus adéquat, avec le meilleur retour sur investissement. 

Toutefois, une autre erreur courante consiste à rester bloqué au stade de l'analyse. C'est pourquoi nous vous conseillons d'adopter une approche plus agile. Vous devez effectuer l'analyse, mais vous devez avoir un objectif clair pour automatiser le processus, puis tirer des enseignements des données et des commentaires des utilisateurs. Ces informations vous indiqueront les autres améliorations itératives à apporter.

Qu'est-ce que l'analyse de processus ?

L'analyse de processus consiste à évaluer les processus de votre entreprise et à trouver des moyens d'améliorer leur fonctionnement. Par exemple, vous pourriez analyser votre processus de gestion des stocks pour voir s'il existe des goulots d'étranglement, des silos ou des inefficacités qui vous empêchent d'honorer les commandes à temps et déterminer comment les éliminer grâce à l'automatisation. 

En analysant le processus que vous souhaitez améliorer avant d'introduire l'automatisation, vous serez en mesure d'identifier ses besoins et d'investir dans les bonnes solutions. De cette façon, vous tirerez une valeur maximale de vos projets d'automatisation.

Quels sont les différents types d’analyses de processus ?

• Modélisation du processus

En créant un modèle d'un processus, vous aurez une représentation visuelle claire de toutes les étapes impliquées. Ce modèle doit être facilement compris par les parties prenantes techniques et non techniques et vous aider à communiquer, à planifier et à exécuter les projets d'automatisation. Un diagramme visuel contribue aussi à une meilleure compréhension des étapes et des règles métier qui devraient s'appliquer.

• Exploration des processus ou process mining

Le process mining s’apparente à une vue aux rayons X du fonctionnement de votre entreprise. À l'aide d'une application logicielle, vous pouvez surveiller les processus, analyser les transactions et obtenir des informations sur les performances. Cette étape met en évidence les problèmes éventuels et vous permet de déterminer les améliorations à apporter en priorité. 

• Simulation de processus

Une fois que vous avez remanié un processus pour l'automatiser et éliminer les problèmes, vous pouvez procéder à une simulation du processus. Cela démontrera la valeur des améliorations et vous montrera l'efficacité du nouveau processus. Vous aurez ainsi l'occasion d’expliquer aux parties prenantes comment le processus fonctionnera. Enfin, vous pourrez identifier toutes les possibilités d'ajustement avant de mettre en œuvre l'automatisation.

• Automatisation du processus

Après avoir transformé un processus en une application automatisée et l'avoir fait fonctionner en direct dans votre organisation, vous avez toujours la possibilité d'analyser les performances. Une plateforme d'automatisation de processus vous fournira des rapports de performance, ce qui vous donnera des occasions supplémentaires d'analyser le processus et de trouver des moyens de l'améliorer.

Les 7 atouts de l’analyse de processus pour votre organisation

1. Une efficacité accrue

En décomposant et en analysant en profondeur vos processus métier avant d'introduire une solution d'automatisation, vous lui donnerez les meilleures chances d'avoir un impact positif très rapidement. Vous saurez également que le processus est réellement optimisé, ce qui se traduira par des processus commerciaux plus efficaces, des coûts d'exploitation réduits et un meilleur service à la clientèle. 

2. Des employés satisfaits

Près de la moitié des employés quitteront leur emploi parce qu'ils seront mécontents ou frustrés par la technologie employée à leur travail. Dès lors, des processus rationalisés et optimisés dans des applications modernes les rendront plus productifs et épanouis. A la clé, un meilleur taux de rétention et une compétence durable au sein de votre organisation.

3. Une meilleure conformité

En prenant le temps d'identifier les points de vos processus qui nécessitent des contrôles de conformité, vous pourrez intégrer ces contrôles dans votre flux de travail automatisé. Ainsi, les personnes chargées de l'exécution du processus sauront parfaitement comment rester en conformité avec toutes les réglementations. Cela réduit fortement le risque d'amendes ou d'atteinte à la réputation de votre entreprise. 

4. Une compréhension plus approfondie des processus

L'analyse des processus métier vous fournit une image claire et synthétique de chaque étape de vos processus. Par exemple, en automatisant la gestion des commandes, vous verrez chaque étape du processus d'exécution des commandes et identifierez aussitôt les redondances ou les inefficacités qui entraînent des retards et vous coûtent de l'argent. Cette compréhension facilitera également le dépannage en cas de problème avec un fournisseur ou une commande individuelle.

5. Des données sur les performances

Vos processus sont-ils aussi performants qu'ils le devraient ? La réponse à cette question vous aidera à déterminer l'urgence de l'automatisation et la manière la plus appropriée de la mettre en œuvre. À partir de là, vous serez en mesure d'établir des priorités dans l'affectation des ressources afin de remédier aux inefficacités des processus dans un ordre de priorité pour obtenir les meilleurs résultats le plus rapidement possible.

6. Moins de goulots d'étranglement

En décomposant vos processus, vous découvrirez où se trouvent les inefficacités et les goulots d'étranglement, ce qui vous donnera le pouvoir d'ajuster et d'optimiser. En corrigeant ces problèmes d'efficacité avant l'automatisation, votre entreprise sera plus rentable et vos clients plus satisfaits.

7. Une normalisation à l'échelle de votre entreprise

L'analyse de processus est l'occasion de revoir le fonctionnement des processus dans l'ensemble de votre organisation. Vous pouvez documenter les méthodes de travail efficaces et les utiliser pour communiquer les processus à vos employés, en veillant à ce que les tâches soient exécutées de manière cohérente dans toute l'entreprise.

A propos de StoryShaper : 

StoryShaper est une start-up innovante qui accompagne ses clients dans la définition de leur stratégie digitale et le développement de solutions d’automatisation sur-mesure.

Sources : StoryShaper, Bizagi