Les robots sont une composante essentielle de nombreux projets de transformation digitale. Nous proposons 4 leviers permettant d'optimiser le rendement de votre ferme de robots, tant du point de vue financier qu'opérationnel :
- utiliser des robots polyvalents ;
- réutiliser des composants standardisés ;
- adopter une démarche d'amélioration continue ;
- augmenter le taux d'automatisation des processus par l'utilisation de modules tiers.
Rendez vos robots polyvalents
Une façon simple, mais souvent sous-estimée, d'améliorer le rendement de votre ferme de robots est d'utiliser chaque ressource pour des emplois très variés. Nous constatons souvent une sous-utilisation des robots, notamment car ceux-ci sont encore alloués par silos (finance, RH, IT, etc.).
Contrairement aux humains, les robots peuvent être réalloués dynamiquement en fonction des besoins. Un même robot peut donc passer d'un processus IT à un processus comptable, puis à un processus RH, sans aucune limitation. Les clients les plus avancés dans l'utilisation de la RPA affichent un taux d'utilisation des robots proche de 100%, mais dans la plupart des cas ce taux varie entre 50 et 70%. Le temps inutilisé d'un robot est appelé value leakage ; il s'agit d'une perte directe de ROI dans votre projet d'automatisation.
Un point important tout de même : afin de tirer parti au maximum de la polyvalence des robots, il faudra la plupart du temps combiner des processus nécessitant des interactions avec des opérateurs humains (donc utilisés dans les heures de bureau) avec des processus autonomes ou d'arrière-plan, pouvant être exécutés à n'importe quel moment.
Favorisez une approche modulaire et réutilisez des composants standardisés
La capacité à créer et réutiliser des bibliothèques de composants est cruciale dans la sélection d'une plateforme de RPA ou de BPMS. Certaines plateformes, comme UiPath, disposent même de bibliothèques très fournies dans leur version standard.
Nous recommandons toujours à nos clients de favoriser cette approche modulaire. Bien qu'elle implique un léger surcoût initial en développement, les gains se matérialisent très rapidement. Dans la pratique, nous constatons que les gains en termes de temps sont plus exponentiels que cumulatifs : plus vous automatisez vos processus, plus vous concevez de modules réutilisables, et plus votre retour sur investissement s'améliore lorsque vous augmentez le périmètre des processus automatisés.
Ayez une approche basée sur l'amélioration continue
Généralement, nous recommandons à nos clients de débuter leurs projets de robotisation par les processus les plus fréquents et les plus visibles. Au sein même des processus, nous commençons à automatiser les chemins les plus fréquents, puis traitons au fur et à mesure les chemins les plus rares.
Pour un de nos clients dans le secteur de l'assurance, nous avons par exemple automatisé le processus de rachat partiel. Après avoir automatisé les cas les plus fréquents, nous avons ensuite enrichi les scénarios couverts, par exemple en traitant les adhérents mineurs, les adultes sous régime de protection juridique (tutelle, curatelle), etc. qui représentent des cas très minorataires mais plus complexes dans leurs règles de gestion.
Augmentez le taux d'automatisation de vos processus par l'intégration d'outils tiers
Certains processus présentent, dans leur version initiale, des ruptures d'automatisation. Ces ruptures peuvent avoir plusieurs cause, la plus fréquente étant l'attente d'une intervention humaine. Or les progrès réalisés dans les domaines du machine learning, du traitement automatique des langues ou encore de la reconnaissance visuelle permettent de réduire progressivement le recours à des utilisateurs humains.
Prenons l'exemple de la reconnaissance optique de caractères (OCR). Les meilleurs algorithmes du marché presentent un taux de reconnaissance autour de 95% (certains allant même jusqu'à 99%, mais probablement avec un post-traitement humain). Certains clients utilisent donc des modules d'OCR comment les yeux du robot, là où un humain devait initialement saisir de la donnée manuellement. Chez UiPath, par exemple, de plus en plus de fonctionnalités sont développées afin de permettre une compréhension automatisée des documents (document understanding).
Nous recommandons toujours à nos clients une approche itérative et modulaire de leurs projets d'automatisation. Les 4 leviers ici présentés permettent une amélioration progressive et continue du retour sur investissement de vos projets, tout en améliorant l'efficacité opérationnelle de vos robots.
A propos de StoryShaper
StoryShaper est une start-up innovante qui accompagne ses clients dans la définition de leur stratégie digitale et le développement de solutions d'automatisation sur-mesure.
Sources : StoryShaper, UiPath, Leslie P. Willcocks, John Hindle, Mary C. Lacity
