Les migrations de systèmes sont souvent des étapes redoutées par les directeurs des systèmes d’information au sein des entreprises. Avec 75 % des projets de migration d'ERP qui dépassent les délais ou le budget prévus, il s'agit d’un processus risqué et coûteux. Les exemples d’échecs, y compris de grands acteurs comme Haribo, Lidl ou la Deutsche Bank, ne manquent pas.
Néanmoins, il existe des projets de migration réussis qui apportent réellement de la valeur à l’entreprise à long terme. Mais nous savons que cette route est périlleuse. C'est pourquoi la première chose à faire est d'établir une bonne feuille de route, quel que soit le projet de migration de système existant dans lequel vous vous lancez : une migration de SAP ECC vers S4/HANA, Workday, Salesforce, Oracle Fusion, Infor ERP ou toute autre migration de système CRM ou ERP.
1. Assurez-vous de l’adhésion de vos collaborateurs et de vos partenaires
Pendant longtemps, les migrations de systèmes ont été principalement l'apanage du département informatique. Pourtant, elles touchent souvent tous les secteurs d'activité de l’entreprise. Il est donc légitime qu'elles soient une priorité stratégique défendue par tous. De plus, votre direction n'est pas la seule à devoir comprendre ce qu'elle y gagne : vos utilisateurs aussi. Cela peut paraître simple, mais si vos utilisateurs ne perçoivent pas l’intérêt de vos nouveaux systèmes, que ce soit par une augmentation des ventes ou une plus grande efficacité au quotidien, ils ne feront pas le pas.
2. Cartographiez vos processus actuels
Une migration de système s’apparente à une forme de transformation digitale de votre entreprise. Ainsi, vous devez comprendre vos processus actuels avant de les transférer vers un nouveau système. Pour ce faire, il est essentiel de savoir exactement à quoi ressemblent vos processus métier existants, avant de décider des éléments à migrer. Ce n'est qu'avec une approche de la cartographie des processus basée sur les données que vous serez en mesure de les réorganiser pour le mieux. Cette philosophie s'applique d’ailleurs aussi bien aux migrations greenfield qu'aux migrations brownfield - même si vous mettez en œuvre une solution à partir de zéro, vous devez comprendre les besoins de votre entreprise.
3. Fixez-vous des échéances à court terme
Chacun de vos collaborateurs et associés doit se sentir responsable du succès de chaque phase de la migration en fixant des échéances et des indicateurs de performance. La création d'une feuille de route structurée les aidera non seulement à comprendre quelles tâches sont attendues et dans quel ordre, mais permettra également d'identifier de potentielles lacunes lorsque les compétences ou les budgets nécessaires font défaut.
4. Exploitez la technologie
Pour mener à bien votre projet de migration de systèmes, l'expertise sectorielle des consultants qui vous entourent est clé, mais vous ne devez pas négliger le potentiel de la technologie. En effet, des technologies puissantes telles que le Process mining, l'automatisation, l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique (ou un système de gestion de l'exécution qui les réunit tous) peuvent vous aider à cartographier vos processus de manière objective, à identifier les déviations de processus, à effectuer une analyse d'adéquation, à tester vos nouveaux processus, à résoudre de manière proactive les inefficacités et à surveiller leur adoption par les utilisateurs.
5. Évaluez votre succès et communiquez régulièrement auprès de vos collaborateurs
Trop souvent, les initiatives de migration de systèmes sont opaques pour les chefs d'entreprise et les utilisateurs finaux. C'est pourquoi il est essentiel d'établir des bilans pendant les phases clés de la migration et de suivre les progrès accomplis vers les résultats commerciaux pour gérer les attentes et maintenir l'adhésion des dirigeants.
Tout au long de ce processus, vous pouvez notamment utiliser des mesures de performance des processus telles que la conformité, les solutions de contournement, les reprises ou le temps de latence entre ses étapes pour comparer les anciens et les nouveaux systèmes et mesurer l'impact de vos optimisations.
Des rapports d'étape réguliers, des discussions informelles, des FAQ, des bulletins d'information et des ateliers dédiés aux utilisateurs peuvent aussi maintenir l'engagement de vos employés tout au long de la migration.
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Sources : StoryShaper, Celonis
