La hiérarchisation des tâches est une composante essentielle des activités juridiques. Pour être efficace en un minimum de temps, tous les processus doivent être optimisés. De nombreux outils mis à disposition par la LegalTech permettent aujourd’hui d'accélérer les tâches telles que le téléchargement et l'examen des contrats pour vous aider à mener à bien des projets fastidieux.
Dans cet article, nous explorons le fonctionnement de la recherche intelligente de clauses contractuelles par IA : le nouvel atout des équipes juridiques.
Qu'est-ce que la recherche intelligente de clauses contractuelles par IA ?
La recherche intelligente de clauses contractuelles identifie et marque automatiquement des informations contractuelles prédéterminées telles que les noms des parties prenantes, les valeurs mentionnées et les clauses de responsabilité. Au lieu d'examiner les accords ligne par ligne et d'ajouter manuellement des informations à un référentiel, cette solution s’occupe de tout :
- Étape 1 : vous téléchargez un contrat dans votre outil de gestion du cycle de vie des contrats (CLM).
- Étape 2 : l'outil utilise l'intelligence artificielle pour parcourir le document afin d'identifier et de marquer les clauses contractuelles recherchées.
- Étape 3 : le contrat et les clauses identifiées sont ensuite stockés dans un référentiel consultable et accessible à tout moment.
Les services juridiques peuvent utiliser la recherche intelligente de clauses contractuelles pour identifier facilement les métadonnées contractuelles présentes dans les anciens contrats, examiner les accords conclus avec des tiers, ou encore élaborer des tableaux de bord analytiques et mettre à jour les processus de gestion des contrats.
Quelques exemples d'informations contractuelles étudiées
Les logiciels de recherche intelligente de clauses contractuelles comportent certaines clauses identifiées automatiquement. Cependant, vous pouvez également créer des clauses personnalisées pour que l'IA les identifie.
Les propriétés contractuelles par défaut se répartissent en deux catégories : les champs contractuels et les clauses contractuelles. Les champs de contrat sont des dates, des nombres et des chaînes de caractères : date du contrat, durée du contrat, lieu, valeur du contrat, renouvellement automatique, fréquence de paiement, durée de l'option de refus, etc.
Les clauses sont des sections, des phrases, des paragraphes ou des segments similaires : avenants, annulation, confidentialité des données, violations, cessionnaires, arbitrage, droits d'auteur, non-exclusivité, etc.
Un atout essentiel pour les services juridiques
Si vous avez l'habitude d'effectuer toutes ces tâches juridiques à la main, l'utilisation d'une nouvelle technologie peut vous sembler inhabituelle dans un premier temps. Cependant, si vous êtes prêt à essayer, vous pourrez tirer de nombreux avantages de la recherche intelligente de clauses contractuelles.
- Gagner du temps : la détection automatique permet de gagner quelques minutes par contrat en examinant et en enregistrant automatiquement les clauses recherchées, ce qui se traduit rapidement par un gain de temps considérable.
- Réduire les erreurs : là où l’erreur est humaine, l’IA vous garantit un taux de succès de 100%.
- Recherche de contrats antérieurs : la reconnaissance optique des caractères (OCR) rend les documents téléchargés entièrement consultables en texte.
- Maintenir la conformité : conservez des enregistrements méticuleux des accords passés dans un référentiel sécurisé.
- Concentrez-vous sur les tâches à fort impact : Vous pouvez vous concentrer sur les aspects stratégiques de votre mission plutôt que de vous épuiser sur des tâches fastidieuses.
Pour aller plus loin…
La recherche intelligente de clauses contractuelles utilise l'IA pour identifier des informations contractuelles cruciales, mais ce n'est qu'une partie du flux de travail assisté par l'IA.
La détection des clauses contractuelles est complétée par leur recensement dans un référentiel consultable afin de faciliter la référence aux accords passés.
Les logiciels de smart repository créent aussi automatiquement un résumé des téléchargements. Par exemple, vous pourrez voir que la moitié des accords passés sont inférieurs à un seuil de valeur de contrat particulier. Le logiciel géré par l’IA édite vos clauses et dispositions préférées. Cela permet alors aux équipes de vente d'initier des contrats et de ne faire appel à une aide juridique que pour les négociations complexes.
Si des contrats sont soumis par un tiers, vous pouvez rapidement examiner et accepter les modifications suggérées en fonction des clauses enregistrées dans vos favoris et renvoyer rapidement le contrat à la contrepartie.
A propos de StoryShaper :
StoryShaper est une start-up innovante qui accompagne ses clients dans la définition de leur stratégie digitale et le développement de solutions d’automatisation sur-mesure.
Sources : StoryShaper, Ironclad.
