En 2023, une étude menée par McKinsey & Company sur l'évolution des opérations au sein des entreprises a révélé que les entreprises ayant adopté des projets de transformation digitale étaient 26 % plus rentables que les entreprises moins avancées digitalement. Il est donc indéniable que le digital est un levier de croissance qui permet de gagner en efficacité. Si l’on pense souvent aux robots prenant la place de l’homme, ce sont en réalité les données qui sont au centre de cette transition numérique.
Connaître les processus métiers d’une entreprise peut sembler simple, puisque l’on embauche un travailleur pour un travail désigné qui s’allie avec le travail d’un autre et permet d’arriver à un résultat final. Pourtant, de multiples connexions existent entre chaque collaborateur, et le travail d’un collaborateur influe parfois indirectement sur le travail de l’autre. Avec le Process Mining Découvrir les informations au sujet de ces connexions entre chaque processus peuvent devenir un enjeu de taille pour améliorer une entreprise.
À travers cet article, il sera possible de découvrir le process mining et ses opportunités au sein d’une entreprise.
Qu’est-ce que le process mining ?
Tout d’abord, un “process” ou un processus en Français est une action composée de plusieurs étapes à la suite qui permettent d’arriver à un résultat défini. Un processus a pour objectif d’être fluide et amène à un résultat recherché de la manière la plus efficace possible.
Grâce aux avancées technologiques et l’utilisation des outils digitaux, chaque processus laisse des traces numériques, représentées par des données de différents types. Le Process Mining consiste à collecter, nettoyer et traiter toutes ces données pour comprendre plus clairement comment fonctionnent tous les processus métiers d’une entreprise, et comment elles sont connectées entre elles.
Le Process Mining prend en compte que tout ne se passe pas forcément comme prévu, et que des systèmes qui théoriquement sont fluides ne le sont pas complètement. Le Process Mining est un sous-ensemble des Business Analytics, car il permet d’analyser l’activité d’une entreprise pour en ressortir des conclusions.
Le rôle du Process Mining est donc d’analyser les processus, interpréter les résultats et l’optimiser pour améliorer l’activité de l’entreprise.
Mais alors, comment ça fonctionne ?
Les projets de Process Mining ont pour principe de créer un jumeau numérique (”digital twin”) afin de simuler le fonctionnement de l’entreprise. Ce jumeau peut prendre plusieurs formes telle qu’un tableau, une carte ou encore des graphiques.
A la création du projet, la solution analyse une grande quantité de données de votre entreprise pour avoir une modélisation fiable de tous les processus de l’entreprise.
Généralement, le fonctionnement des différents processus est illustré par une carte montrant les différents liens entre les étapes, et les conditions pour qu’une étape soit validée.
La plateforme permet également de simuler toutes les actions au sein de l’entreprise, ce qui permet de déceler certaines opportunités d’amélioration, mais aussi de corriger certains problèmes identifiés.
Pourquoi développer un projet de Process Mining ?
Le Process Mining est essentiel pour comprendre comment l’activité d’une entreprise fonctionne réellement. Parfois, certains rouages ne s’emboîtent pas correctement. Sans prendre du recul sur les processus, il est difficile d’identifier les points de blocage internes comme externes.
Il existe plusieurs avantages, à intégrer un projet de Process Mining dans une entreprise, voici les avantages les plus importants :
Une analyse basée sur des données concrètes
Le Process Mining donne du poids à une recommandation ou un projet. Elle permet aux équipes stratégiques de mettre en place des “data-driven decisions” avec des KPI et des objectifs précis, essentiels aux directions pour valider un projet.
Une intégration moins couteuse et plus rapide
En proposant de nombreux API, les Process Mining Software sont conçus pour être facilement intégrable aux systèmes d’information des entreprises.
Une amélioration continue de vos processus
Un problème corrigé engendre parfois une opportunité cachée par celui-ci, le Process Mining donne un regard sur les problèmes mais également sur des opportunités d’optimisation que l’on n’aurait pas imaginé en premier lieux.
Une amélioration de la collaboration
Avoir des services qui échangent des informations de manière fluide est parfois difficile, surtout dans les entreprises de grande taille. Ce modèle aide à prendre conscience des inégalités dans le fonctionnement, et propose, par le biais du jumeau numérique, d’essayer de corriger ces problèmes pour trouver le processus le plus adapté à l’activité de l’entreprise.
Dans quels cas d’usage peut-on utiliser le process mining ?
Banque
Un processus de demande de prêt immobilier est assez périlleux et nécessite de nombreux documents, ainsi qu’un échange avec le banquier. Optimiser ce processus nécessite une bonne compréhension de toutes les étapes et les parties prenantes, ce qui est possible avec le Process Mining. A terme, les banques pourraient optimiser le traitement d’une demande pour gagner du temps et de l’argent efficacement.
Assurance
Lors du processus de souscription, il est noté qu’il y a un fort taux d’abandon. L’analyse du processus permet de déterminer le point d’abandon lors du processus, mais également les facteurs qui ont causé l’abandon des clients potentiels. Toutes ces données, tels que le temps d’attente, les délais de traitement et autres ont énormément de valeurs pour les équipes analytiques tel que le Product Owner, le responsable marketing…
Retail
Dans le Retail, le sujet de la chaîne de réapprovisionnement est central. Les problèmes de gestion de stock et d’approvisionnement sont difficiles à corriger. Le Process Mining permet de comprendre le rôle des travailleurs en entrepôt et de retracer le parcours d’une cargaison à travers les processus métiers.
Santé
Enfin, les processus externes ne sont pas à exclues du Process Mining. Dans le cas d’un Hôpital, retracer le parcours de nombreux clients permet de visualiser les axes d’amélioration concernant les délais d’attente et la prise en charge des clients selon leur situation et le nombre de personnel sur site.
Questions/Réponses
• Comment débuter un projet de process mining ?
Il peut être difficile de commencer un projet de process mining pour différentes raisons. La première et la plus importante est l’alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Il peut être difficile d’identifier le ROI d’une solution de process mining. Pourtant, à partir d’indicateurs concrets, le process mining aura des avantages clairs pour une entreprise éclairée.
• Quels sont les princiaux outils de Process Mining utilisés par StoryShaper ?
StoryShaper utilise principalement Celonis et UiPath, les deux leaders du marché, pour vos projets de process mining. Néanmoins, StoryShaper peut conseiller sur plusieurs outils de process mining selon les besoins de l’entreprise.
• Qui est chargé de mener un projet de Process Mining ?
Un projet de process mining peut être difficile à mener et nécessite une bonne connaissance des flux de données au sein de l’entreprise. Un Chief of data peut être amené à le faire mais une bonne connaissance de l’outil est nécessaire pour l’intégrer avec efficacité. Chez StoryShaper, nous prenons en charge toutes les étapes du projet, du cadrage à l’implémentation du logiciel au sein de votre entreprise.
