L'optimisation des processus métier s'inscrit au coeur de la stratégie de transformation digitale d'une entreprise. Elle nécessite un suivi permanent afin de créer puis maintenir un avantage concurrentiel déterminant. Élaborer une feuille de route d'amélioration permet ainsi de s'assurer que tous les membres de l'équipe concernée connaissent les objectifs du projet, son calendrier et leurs responsabilités. Les différentes étapes détaillées dans cet article vous aideront à corriger des processus inefficaces pour accroître l'engagement de vos employés et la satisfaction de vos clients.

Etape #1 : cartographier le processus actuel

Avant de commencer se pose une question simple à laquelle nous répondions dans un article précédent : quels processus automatiser ?  Une fois que vous avez identifié un processus candidat, vous devez comprendre précisément son fonctionnement. Cartographier chaque étape de bout en bout vous permet  d'avoir une vision claire des entrées et des sorties à chaque étape. Cette modélisation aussi appelée "diagramme" ou "organigramme" de processus métier demande du temps et de la rigueur mais la description visuelle est parfois plus claire qu'une explication textuelle. Elle passe notamment par une phase de documentation poussée où vous devrez identifier le rôle de chacun des intervenants et hiérarchiser vos indicateurs.

Etape #2 : analyser le processus

La cartographie est un outil d'interprétation et de collaboration. Notre partenaire technologique BPM Bizagi propose ensuite l'outil d'analyse Business Process Simulation pour mesurer l'efficacité de votre processus actuel et relever les origines de ses insuffisances à chaque étape. Au cours de cette étape, il peut également être pertinent de consulter les membres des équipes concernées afin de répondre à certaines questions simples.

• Quelles sont les causes des retards dans le processus ?
• Y a-t-il des goulots d'étranglement dans le processus ?
• Où des ressources supplémentaires sont-elles nécessaires ?
• Quelles sont les sources d'erreurs ?
• Qu'est-ce qui pourrait être automatisé ?

Etape #3 : modéliser un processus optimisé

Il est ici temps de s'attaquer à la résolution des problèmes identifiés précédemment. Cette phase de redéfinition du processus est sûrement celle qui vous demandera le plus de temps et de réflexion. Il est donc encore une fois indispensable de s'appuyer sur l'expertise de ceux qui en feront un usage quotidien.

Etape #4 : tester le processus

La phase de test est un préalable à l'implémentation. Elle permet de simuler le processus dans un scénario réel et d'évaluer le ROI des changements opérés. Cela vous laisse l'opportunité d'apporter des ajustements supplémentaires en cas de défauts constatés. Vous pouvez également comparer votre processus en cours d'optimisation avec le processus "à venir" en termes de temps d'exécution, d'utilisation des ressources et de coûts. Les résultats de cette analyse mettront en évidence les futurs avantages pour les utilisateurs.

Etape #5 : communiquer auprès de ses équipes

L'aversion au changement peut être un frein important à la mise en oeuvre d'un nouveau processus. Il est donc nécessaire d'informer ses équipes des modifications apportées lors des phases préalables du projet. La pédagogie, la formation et l'alignement organisationnel sont des facteurs clés pour parvenir à convaincre sa direction et faciliter l'adoption.

Etape #6 : implémenter le nouveau processus

La phase d'implémentation constitue l'aboutissement des étapes précédentes. Néanmoins, elle doit être abordée avec prudence et méthode. La clé d'un cycle de mise en œuvre réussi est d'élaborer un plan structuré incluant des démonstrations régulières et un retour d'expérience des utilisateurs du processus. En procédant ainsi, vous vous assurerez que l'implémentation est alignée sur leurs attentes et peut apporter une réelle valeur ajoutée à l'entreprise.

Etape #7 : surveiller les résultats et poursuivre l'optimisation

Après le déploiement du nouveau processus, il est important de mesurer son adoption et de recueillir les éventuelles remarques de ses utilisateurs. Elles vous guideront vers de nouvelles possibilités d'amélioration pour répondre aux problèmes soulevés. Vous pouvez également évaluer les performances du nouveau processus en comparant ses résultats avec ceux de l'ancien et avec les objectifs fixés au début du projet. Cette démarche d'amélioration continue renforcera la productivité de vos employés et vous permettra de conserver durablement un avantage sur vos concurrents.

A propos de StoryShaper :

StoryShaper est une start-up innovante qui accompagne ses clients dans la définition de leur stratégie digitale et le développement de solutions d’automatisation sur-mesure.

Sources : StoryShaper, Bizagi