Les retards dûs à l'envoi de documents fastidieux, les erreurs de communication et les dépenses qu'elles engendrent sont quelques-uns des principaux défis auxquels sont confrontées les équipes chargées du processus d’achat et d’approvisionnement, pourtant stratégique dans toutes les organisations.

Pour les relever, l’automatisation s’impose une nouvelle fois comme un outil indispensable. Elle assure en effet une transparence accrue aux acteurs internes et externes et rationalise le processus. Il est ainsi plus facile pour vos employés de collaborer avec le service des achats pour répondre à leurs besoins. In fine, ce sont des opportunités de réduction des coûts démultipliées.

Comment l'automatisation impacte votre chaine d’approvisionnement ? 

L'automatisation du processus d'achat apporte non seulement des bénéfices aux équipes chargées des achats, mais aussi aux autres équipes de l'entreprise qui utilisent cette fonction et aux fournisseurs. 

• Augmenter la vitesse de traitement des documents et contrats : permet à vos équipes d’être plus efficaces et de trouver, approuver et payer vos fournisseurs plus rapidement

• Offrir une plus grande visibilité et une meilleure collaboration : donnent lieu à de meilleures relations de travail en interne comme en externe

• Encourager les équipes externes à collaborer avec le service des achats : réduit les dépenses imprévues et donne au service une marge de manœuvre supplémentaire pour faire des économies de coûts

Le rôle de l’automatisation à chaque étape du processus d’achat

• A la demande d'achat 

Soumettre manuellement des demandes d'achat est un processus incroyablement chronophage et sujet à l’erreur. Les multiples corrections et niveaux d'approbation entrainent une perte d’informations et des retards qui s'accumulent. L'automatisation du processus permet donc aux demandeurs de télécharger toutes les informations requises dans un modèle prédéfini qui est ensuite transmis aux approbateurs pour examen. Tout retour d'information ou toute modification peut ensuite être mis à jour directement dans la plateforme, ce qui facilite le suivi de la commande et permet d'approuver les dossiers plus rapidement.  

• Les bons de commande  

Tout comme les demandes d'achat, les bons de commande doivent être approuvés à chaque point de passage. L'automatisation vous permet alors de créer un flux qui achemine automatiquement vos bons de commande à travers les étapes appropriées en fonction de règles commerciales prédéfinies, ce qui évite les goulets d'étranglement et leur permet d'atteindre l'approbation finale plus rapidement. De plus, le processus automatisé peut mettre à jour votre ERP automatiquement et en temps réel. 

• Améliorer la perception des achats : l’exemple de Takeda

Le grand groupe pharmaceutique japonais Takeda souhaitait faciliter la collaboration des autres départements avec le service des achats pour augmenter son activité. Il a donc automatisé son modèle d'engagement commercial, en convertissant un formulaire de trois pages en un questionnaire en ligne soutenu par des règles commerciales précises. Le résultat fut immédiat : le processus rationalisé a amélioré la perception et l'engagement du service, augmentant ainsi considérablement son potentiel de réduction des coûts. 

• L’intégration des fournisseurs 

Collecter les informations nécessaires à l'examen de conformité et des risques des fournisseurs se fait souvent par le biais de différents systèmes cloisonnés, à l’origine de silos et d’opacité. L'automatisation des tâches et la centralisation des documents vous permettent au contraire de saisir et de partager les informations plus facilement. Elle garantit une information fiable et exhaustive aux parties prenantes internes et externes qui savent où elles en sont dans le processus et quelles en sont les prochaines étapes. 

• Accélérer l'intégration : l’exemple d’Adidas

Le fournisseur mondial de vêtements de sport Adidas souhaitait rationaliser son processus d'intégration des fournisseurs. Pour relever ce défi, la création d'un flux d’informations et de traitement automatisé lui a permis de centraliser les données relatives à ses fournisseurs et d'obtenir une meilleure visibilité sur son processus d'intégration. Ces changements ont conduit à une amélioration significative de la qualité des données et à une réduction de 50 % du temps de traitement en usine.  

• Le traitement des factures 

Associer les factures aux bons de commande, répondre aux questions des fournisseurs, rectifier les erreurs humaines, les soumettre pour approbation et émettre les paiements peut prendre des jours, voire des semaines. Le traitement automatisé des factures est donc un outil salvateur. Il effectue une mise en correspondance automatique pour vérifier l'exactitude des commandes, achemine les factures vers les bonnes personnes pour approbation et fournit un référentiel centralisé pour les enregistrements, ce qui réduit la saisie manuelle des données et accélère l'ensemble du processus.  

• Le paiement

Votre service comptable doit pouvoir payer vos factures rapidement et en toute sécurité pour faciliter vos relations avec vos fournisseurs et gérer votre besoin en fonds de roulement. Les paiements automatisés leur permettent ainsi d'accéder à tous les documents nécessaires pour s'assurer que les fournisseurs sont payés à temps. Cela évite les pénalités de retard et donne même parfois la possibilité de bénéficier de remises pour paiement anticipé. Le suivi des paiements sur une plateforme unique vous permet également de surveiller et de contrôler avec précision vos flux de trésorerie.

En résumé, la mise en œuvre de l'automatisation de votre processus d'approvisionnement augmentera son efficacité et permettra à votre équipe dédiée de se concentrer sur la négociation des meilleures offres possibles.

A propos de StoryShaper : 

StoryShaper est une start-up innovante qui accompagne ses clients dans la définition de leur stratégie digitale et le développement de solutions d’automatisation sur-mesure.

Sources : StoryShaper, Bizagi