Malgré son extraordinaire potentiel de transformation - méthodes de travail, réduction des coûts et avantage concurrentiel - l'automatisation des processus d'entreprise ou Business performance automation en anglais (BPA) pose parfois de nombreux problèmes aux néophytes. Si elle n'est pas appréhendée avec soin, elle peut rapidement court-circuiter les projets d'automatisation ainsi que leurs ambitions. Ainsi, la connaissance de ces pièges peut faire toute la différence, en donnant à vos équipes une chance de les anticiper et de les surmonter.
Dans cet article, nous vous aidons à faire un premier pas essentiel dans votre parcours de transformation en faisant la lumière sur les cinq défis de l'automatisation des processus métier.
1. L'automatisation ne peut pas optimiser un processus inefficient
L'automatisation des processus d'entreprise (BPA) peut faire beaucoup de bien à votre organisation, notamment en l'aidant à réaliser de nouveaux gains d'efficacité, à réduire les coûts et à libérer votre personnel pour qu'il puisse se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. En revanche, elle ne peut pas faire en sorte qu'un processus défaillant fonctionne mieux qu'il ne le fait sans automatisation. Les processus inefficients exigent un tout autre type d'intervention !
Dès lors, vous devez concentrer vos efforts d'automatisation sur des processus matures, avec des règles établies et des données prêtes à l'emploi afin d'obtenir des résultats tangibles dans un délai réduit.
Notre conseil n°1 pour optimiser votre BPA : Dressez la carte de vos processus avant l'introduction du BPA afin d'établir une image claire de chaque étape et d'identifier tout goulot d'étranglement potentiel.
2. Le succès est incertain
Il est facile de s'enthousiasmer pour les avantages de l'automatisation des processus métier. Mais il l’est tout autant de plonger dans la phase de mise en œuvre sans définir ce que sera le succès.
Ainsi, même si un projet semble bien se dérouler et que vos employés ressentent les effets positifs de l'automatisation, l'absence d’évaluation rendra difficile la démonstration du retour sur investissement aux dirigeants ou l'obtention de leur soutien pour de futurs projets d'automatisation.
Notre conseil n°2 pour optimiser votre BPA : Définissez des KPIs ciblés : augmentation de la productivité, réduction des risques, réduction des coûts, satisfaction client et cherchez à quantifier la valeur commerciale d'une technologie d'automatisation de processus low-code.
3. La mise à l'échelle doit être guidée par un plan d’affaires précis
L'un des défis les plus fréquents de l'automatisation des processus d'entreprise est légitime : être trop concentré sur le court terme dans tous les domaines - de la communication et de la configuration à l'exécution et aux résultats. En effet, les projets sont conçus pour un nombre spécifique d'utilisateurs, sur la base d'une infrastructure informatique existante, et un manque de flexibilité rend rapidement difficile leur extension.
Si les chefs d'entreprise souhaitent que leurs investissements soient rapidement rentabilisés, ils cherchent d’autant plus à atteindre leurs objectifs à long terme. Vous devez savoir dès le départ comment un projet s'adaptera à la croissance de votre organisation.
Notre conseil n°3 pour optimiser votre BPA : Les plateformes cloud constituent une solution idéale lorsque l'évolutivité menace de devenir un problème. Elles vous donnent en effet la possibilité de faire évoluer vos applications en fonction de l'évolution de vos besoins.
4. L'adhésion des employés est fondamentale
Parfois, l'échec d'un projet d'automatisation peut être imputé à un manque de communication entre les chefs de projet et les employés.
Le succès de vos efforts d'automatisation des processus d'entreprise dépendra donc de votre capacité à rallier les gens à votre cause - à la fois ceux qui sont directement touchés par les changements prévus et plus largement l'ensemble de l'organisation.
Notre conseil n°4 pour optimiser votre BPA : placez la transparence et la conduite du changement au cœur de vos plans d'automatisation. En procédant ainsi, vous vous assurerez que vous répondez aux préoccupations des employés et que vous leur donnez la possibilité de participer à la réussite du projet.
5. Les bonnes intentions se heurtent à des problèmes non négligeables
L'acquisition de puissants outils d'automatisation peut souvent s'accompagner d'un désir tout aussi puissant de résoudre des problèmes de processus complexes. Cette tentation peut être trop forte pour de nombreuses organisations, ce qui conduit à l'enchevêtrement des projets dans des flux de travail compliqués qui frustrent et démotivent les parties prenantes.
Lorsque cela se produit, l'enthousiasme et le soutien d'une organisation pour l'automatisation et les projets de transformation numérique peuvent progressivement s’éroder.
Notre conseil n°5 pour optimiser votre BPA : Commencez petit. Voyez grand. Développez rapidement. Commencer par un processus simple permet à votre équipe de se familiariser avec les défis de l'automatisation des processus métier. Une fois cette étape franchie (et les autres pièges courants liés à l'introduction de la BPA surmontés), vous pourrez passer en toute confiance à la transformation des processus plus importants et plus épineux.
A propos de StoryShaper :
StoryShaper est une start-up innovante qui accompagne ses clients dans la définition de leur stratégie digitale et le développement de solutions d’automatisation sur-mesure.
Sources : StoryShaper, Bizagi, UiPath
